Ce qu'un compte rendu de réunion doit contenir
Un compte rendu sert à une chose : que chacun reparte avec la même version de ce qui a été dit, décidé et promis. Ce n'est pas la transcription de la réunion. Celui qui ne l'a pas suivie doit comprendre en une minute où en est le sujet et ce qu'on attend de lui.
- L'en-tête : objet, date, lieu ou format, participants et absents. Il évite la question « tu étais là ? » trois semaines plus tard.
- Les points abordés, dans l'ordre de l'ordre du jour, en une ou deux phrases chacun : le constat, pas le débat.
- Les décisions, isolées des points. C'est la partie que l'on relit le plus souvent, et celle qui se perd quand elle est noyée dans un paragraphe.
- Les actions, avec un seul responsable nommé et une date. « L'équipe regarde » n'est pas une action ; « Inès envoie le chiffrage vendredi 13 » en est une.
- La prochaine réunion, si elle est fixée, et le nom de la personne qui a rédigé le document.
Modèle de compte rendu à copier
Le même gabarit que l'outil, en texte brut, pour un mail ou un document partagé.
COMPTE RENDU : [Objet de la réunion]
Date : [jour date] · Lieu : [salle, visio]
Participants : [noms]
Absents ou excusés : [noms]
POINTS ABORDÉS
1. [Sujet] : [constat en une ou deux phrases]
2. [Sujet] : [constat]
DÉCISIONS
- [Décision prise, formulée comme une phrase complète]
ACTIONS
- [Action] · Responsable : [nom] · Échéance : [date]
- [Action] · Responsable : [nom] · Échéance : [date]
Prochaine réunion : [date, heure]
Rédigé par [nom], le [date]
Rédiger vite, sans rien oublier
Pendant la réunion, ne notez pas tout. Tracez deux marques dans la marge : D pour une décision, A pour une action, et notez le nom de la personne au moment où elle dit « je m'en occupe ». C'est exactement ce que l'outil repère quand vous collez vos notes avec « Décision : » et « Action : ».
Dans l'heure qui suit, mettez au propre. Le lendemain, les nuances ont disparu et les engagements se discutent. Un compte rendu envoyé le jour même est rarement contesté.
Avant d'envoyer, relisez seulement les décisions et les actions avec une question : la personne nommée lira-t-elle la même chose que ce qu'elle a accepté ? Si une échéance n'a pas été dite en séance, ne l'inventez pas : écrivez « date à confirmer » et posez la question dans le mail.
À la réunion suivante, ouvrez par la liste des actions. C'est ce qui donne du poids au document : on sait qu'il sera relu.
Compte rendu ou procès-verbal ?
Le compte rendu est un document de travail, libre dans sa forme. Le procès-verbal est l'acte formel que tiennent certaines instances, comme l'assemblée générale ou le conseil d'administration d'une société : sa forme, ses mentions et sa signature obéissent aux statuts et aux textes qui régissent l'instance. Pour ces réunions-là, l'outil vous aide à préparer le fond, pas à remplacer le procès-verbal.