Feuille d'émargement : modèle à imprimer
Indiquez la réunion ou la formation, collez la liste des participants : le tableau de signatures se compose tout seul, au format A4, avec des lignes vides pour les retardataires.
L'outil a besoin de JavaScript. Sans lui, le modèle décrit plus bas peut être recopié dans un tableur.
Vous pouvez coller une colonne copiée depuis Excel ou une liste d'invités de mail : « Nom <adresse> » est nettoyé.
Rien n'est envoyé : la feuille se compose dans votre navigateur, qui garde aussi votre saisie. Pour un PDF, choisissez « Enregistrer au format PDF » dans la fenêtre d'impression.
À quoi sert une feuille d'émargement
La feuille d'émargement prouve qu'une personne était présente à une séance : chacun y signe en face de son nom. On la demande surtout dans trois cas.
- La formation professionnelle. Les organismes de formation et les financeurs demandent en général une preuve de présence par demi-journée, signée par le stagiaire et souvent par le formateur. Vérifiez les exigences précises de votre financeur avant la session : elles varient d'un dispositif à l'autre.
- Les assemblées et conseils. En association ou en copropriété, la feuille de présence sert à vérifier le quorum et à rattacher les pouvoirs. Les statuts ou le règlement disent ce qu'elle doit comporter.
- Les réunions internes. Une réunion obligatoire de sécurité, une information du personnel : la feuille garde la trace de qui a été informé, et quand.
Ce que le modèle contient
En tête : l'intitulé, la date, les horaires, le lieu et l'organisateur. Puis un tableau numéroté : nom et prénom, fonction ou organisme, éventuellement l'adresse e-mail, et une case de signature (deux si vous cochez « Matin et après-midi »). En bas, la signature de l'organisateur ou du formateur, et le nombre de présents à compléter à la main. Les lignes vides servent aux participants non inscrits : prévoyez-en deux ou trois.
Feuille papier ou signature électronique
Le papier reste le plus simple pour une séance en présentiel : on l'imprime, on la fait circuler, on la scanne pour l'archiver. Pour une session à distance, l'outil de visio peut fournir une liste de connexions, mais ce n'est pas une signature : renseignez-vous sur ce qu'accepte votre financeur ou votre instance. Après la réunion, joignez la feuille au compte rendu.
Questions fréquentes
Faut-il une signature par demi-journée en formation ?
C'est l'usage le plus répandu pour les formations financées : une signature le matin et une l'après-midi, qui permettent de justifier les heures réellement suivies. Cochez « Matin et après-midi » pour obtenir deux colonnes. Les règles exactes dépendent du financeur et de la convention de formation ; relisez-les avant la première session plutôt qu'au moment de la facturation.
Comment coller la liste des participants depuis Excel ?
Sélectionnez dans Excel la colonne des noms, ou deux colonnes côte à côte (nom puis organisme), copiez et collez dans le champ Participants. Chaque ligne devient une ligne du tableau, et la tabulation entre deux colonnes sépare le nom de la fonction. Une liste d'invités copiée depuis un mail fonctionne aussi : les adresses entre chevrons sont retirées.
La feuille tient-elle sur une seule page A4 ?
Jusqu'à une vingtaine de lignes environ, oui, en portrait avec les marges par défaut. Au-delà, l'impression passe sur une deuxième page et l'en-tête du tableau est répété en haut de chaque page, pour que les colonnes restent lisibles. Réglez le nombre de lignes vides pour tomber juste, et vérifiez l'aperçu d'impression avant de lancer.
Que faire si un participant arrive en retard ou part plus tôt ?
Il signe dans la colonne de la demi-journée concernée et l'organisateur note l'heure d'arrivée ou de départ à côté de la signature. Pour une formation financée, c'est ce qui permet de déclarer le temps réellement suivi. Ne faites jamais signer à l'avance la colonne de l'après-midi : la feuille perdrait sa valeur de preuve.