Listez vos points avec leur durée et leur responsable : l'outil additionne, donne l'heure de chaque point et l'heure de fin, puis vous copiez ou imprimez.
L'outil a besoin de JavaScript. Sans lui, les quatre modèles d'ordre du jour plus bas restent à copier tels quels.
Votre réunionModèles :
Points
Durée totale0 min
Ordre du jour
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Écrire un ordre du jour qui tient l'horaire
Un ordre du jour n'est pas une liste de sujets. C'est un engagement : voici ce que nous allons traiter, dans quel ordre, en combien de temps, et ce que nous voulons obtenir. Envoyé avant la réunion, il permet à chacun de venir avec les bons chiffres et de dire à l'avance si un point le concerne.
Commencez par l'objectif, en une phrase : « valider le budget 2027 », « choisir entre les deux prestataires ». Si vous n'arrivez pas à l'écrire, la réunion n'est peut-être pas nécessaire.
Formulez chaque point comme une question ou une décision plutôt qu'un thème. « Recrutement » ne dit rien ; « Recrutement : retenir un des deux finalistes » dit ce qu'on attend.
Donnez une durée à chaque point, et gardez cinq minutes de marge. L'outil additionne et vous montre l'heure de fin : si elle dépasse le créneau, retirez un point plutôt que de compter sur la vitesse.
Mettez les décisions en premier, quand l'attention est intacte. Les points d'information peuvent passer par écrit, ou en fin de réunion.
Nommez un responsable par point : la personne qui présente et qui prépare les éléments en amont.
Envoyez l'ordre du jour avec les documents utiles assez tôt pour qu'ils soient lus : la veille pour un point d'équipe, plusieurs jours avant pour un comité ou un conseil. Après la réunion, le même plan sert de squelette au compte rendu de réunion.
Quatre modèles d'ordre du jour
Les durées sont indicatives, à adapter à votre réunion. Chaque modèle peut être chargé dans l'outil.
Comité de direction
Objectif :arbitrer les sujets du mois et suivre les actions en cours
Point
Durée
Responsable
Type
Suivi des actions du dernier comité
10 min
Direction générale
Information
Indicateurs du mois : chiffre d'affaires, marge, trésorerie
15 min
Direction financière
Information
Décision à prendre : arbitrage budgétaire du trimestre
25 min
Direction générale
Décision
Point par direction : risques et besoins
20 min
Chaque directeur
Discussion
Questions diverses et prochaines dates
5 min
Direction générale
Information
Point d'équipe hebdomadaire
Objectif :aligner les priorités de la semaine et lever les blocages
Point
Durée
Responsable
Type
Tour de table : fait, prévu, bloqué
10 min
Chacun
Information
Priorités de la semaine
10 min
Responsable d'équipe
Décision
Un blocage traité en profondeur
5 min
La personne concernée
Discussion
Actions et responsables
5 min
Responsable d'équipe
Information
Réunion client
Objectif :valider l'avancement et obtenir les arbitrages attendus du client
Point
Durée
Responsable
Type
Rappel des objectifs et du calendrier
5 min
Chef de projet
Information
Avancement depuis la dernière réunion
15 min
Chef de projet
Information
Points à arbitrer par le client
20 min
Client
Décision
Risques, dépendances et prochaines étapes
10 min
Chef de projet
Discussion
Récapitulatif des engagements de chacun
5 min
Chef de projet
Information
Conseil d'administration
Objectif :délibérer sur les points soumis au conseil
Point
Durée
Responsable
Type
Ouverture de la séance et vérification du quorum
5 min
Président du conseil
Information
Approbation du procès-verbal de la séance précédente
5 min
Président du conseil
Décision
Rapport sur l'activité et la situation financière
30 min
Direction générale
Information
Délibération sur le budget de l'exercice suivant
30 min
Direction financière
Décision
Autres points soumis à délibération
20 min
Président du conseil
Décision
Questions diverses et date de la prochaine séance
10 min
Président du conseil
Information
Pour un conseil d'administration ou une assemblée, l'ordre du jour n'est pas qu'un outil d'organisation : les règles de convocation, de quorum et de procès-verbal dépendent de la forme de la société et de ses statuts. Le modèle ci-dessus donne une trame ; faites valider la convocation par la personne qui tient le secrétariat juridique.
Questions fréquentes
Quand faut-il envoyer l'ordre du jour d'une réunion ?
Assez tôt pour que les participants préparent : la veille pour un point d'équipe, plusieurs jours avant pour un comité de direction ou une réunion client. Pour un conseil d'administration ou une assemblée, le délai de convocation est fixé par les statuts et les textes applicables à la société.
Combien de points mettre à l'ordre du jour ?
Autant que le créneau le permet, pas plus. Additionnez les durées : si l'heure de fin dépasse le temps prévu, retirez un point ou passez-le par écrit. Une réunion d'une heure tient rarement plus de quatre ou cinq points dont un ou deux à décider.
Quelle différence entre un point d'information et un point de décision ?
Un point d'information sert à partager un état des lieux ; il peut souvent être remplacé par un document envoyé avant. Un point de décision doit se conclure par un choix, noté au compte rendu avec son responsable. Les indiquer dans l'ordre du jour prépare les participants.
Que faire des questions diverses ?
Gardez-leur cinq minutes en fin de réunion, et demandez qu'elles soient annoncées à l'avance. Un sujet qui demande plus de temps devient un point de la réunion suivante.
L'ordre du jour est-il enregistré ?
Oui, dans votre navigateur seulement : vous le retrouvez en revenant sur la page depuis le même appareil. Rien n'est envoyé sur un serveur. Le bouton « Effacer » le supprime.