Rétroplanning en ligne
Partez de la date qui ne bougera pas, listez les étapes et leur durée : l'outil remonte le calendrier et vous donne, pour chacune, la date à laquelle il faut commencer au plus tard.
Le calcul a besoin de JavaScript. Sans lui, la méthode et l'exemple plus bas se lisent normalement.
La marge se place entre la fin de la dernière étape et l'échéance. Les jours fériés ne sont pas retirés : ajoutez-les à la durée de l'étape concernée.
Saisissez les étapes dans l'ordre où elles se dérouleront ; la dernière se termine à l'échéance, moins la marge.
Indiquez une échéance et au moins une étape : les dates apparaissent ici.
Tout est calculé et gardé dans ce navigateur ; rien n'est envoyé. Le .csv n'est pas un fichier .xlsx : c'est un tableau texte qu'Excel, LibreOffice ou Google Sheets ouvrent directement, avec une colonne par information.
Construire un rétroplanning
Le rétroplanning se lit à l'envers d'un planning classique : on part de la date qui ne peut pas bouger (un salon, une rentrée, une mise en ligne annoncée, un dépôt de dossier) et l'on remonte le temps, étape par étape, jusqu'à aujourd'hui. Il répond à une seule question, mais c'est la bonne : quand faut-il commencer au plus tard pour être prêt ?
- Fixer l'échéance et ce qui doit être prêt ce jour-là. « Le séminaire a lieu le 12 mars, salle réservée, programme imprimé, participants briefés. »
- Lister les étapes de la dernière à la première, en se demandant à chaque fois : qu'est-ce qui doit être fini avant que celle-ci commence ?
- Donner une durée réaliste à chacune, en tenant compte des délais qui ne dépendent pas de vous : validation d'un client, impression, délai de livraison.
- Garder une marge. Entre 10 et 20 % de la durée totale, placée juste avant l'échéance, absorbe un retard sans tout décaler.
Si la première date calculée est déjà passée, le projet est en retard avant d'avoir commencé : il faut réduire une étape, en mener deux en parallèle ou renégocier l'échéance. Pour suivre ensuite les étapes qui se chevauchent, reprenez-les dans un diagramme de Gantt.
Le rétroplanning dans Excel
Excel calcule les dates à rebours avec la fonction SERIE.JOUR.OUVRE (WORKDAY dans la version anglaise). Si la fin d'une étape est en B2 et sa durée en C2, son début est =SERIE.JOUR.OUVRE(B2;-(C2-1)), et la fin de l'étape précédente =SERIE.JOUR.OUVRE(début;-1). Un troisième argument accepte la plage de vos jours fériés. Le fichier .csv de l'outil donne déjà les dates : il sert de point de départ si vous voulez garder le rétroplanning dans un classeur partagé.
Exemple de rétroplanning : un séminaire d'équipe
Une entreprise de quarante personnes organise son séminaire annuel. Le bouton « Charger l'exemple » place l'échéance huit semaines après aujourd'hui, en jours ouvrés, avec un jour de marge.
| Étape, dans l'ordre | Durée | Responsable |
|---|---|---|
| Valider le budget et les objectifs | 3 j | Direction |
| Choisir le lieu et le réserver | 5 j | Marion |
| Envoyer les invitations | 2 j | Marion |
| Construire le programme et confirmer les intervenants | 10 j | Karim |
| Organiser transport et repas | 5 j | Marion |
| Relancer et arrêter la liste des participants | 3 j | Karim |
| Préparer et imprimer les supports | 4 j | Karim |
| Brief final de l'équipe d'organisation | 1 j | Marion |
Trente-trois jours ouvrés d'étapes, plus un de marge : le travail doit commencer environ sept semaines avant le séminaire. Le programme, dix jours à lui seul, est le chemin critique ; c'est lui qu'il faut lancer à l'heure, quitte à réserver le lieu en parallèle.
Questions fréquentes
Les jours fériés sont-ils retirés du calcul ?
Non, seuls les samedis et dimanches le sont quand la case « jours ouvrés » est cochée. Les jours fériés varient selon le pays et parfois la région, comme en Alsace-Moselle. Si une étape en traverse un, ajoutez un jour à sa durée ; si l'échéance tombe un jour férié, saisissez plutôt le dernier jour travaillé avant celle-ci.
Quelle marge de sécurité prévoir dans un rétroplanning ?
Comptez 10 à 20 % de la durée totale des étapes, davantage si le projet dépend de tiers (fournisseur, administration, validation par un client). Sur un projet de quarante jours ouvrés, quatre à huit jours de marge sont raisonnables. Placez-la en une fois avant l'échéance plutôt que de gonfler chaque étape : elle reste visible, et on la consomme consciemment.
Que faire si la date de démarrage calculée est déjà passée ?
Le projet ne tient pas en l'état. Trois leviers, dans cet ordre : mener en parallèle des étapes qui n'attendent pas vraiment l'une sur l'autre, raccourcir une étape en y mettant plus de monde ou en réduisant son ambition, puis seulement négocier un report de l'échéance. L'outil affiche en rouge le nombre de jours de retard pour en parler chiffres en main.
Peut-on faire chevaucher deux étapes dans l'outil ?
Non : ici les étapes se suivent, chacune commence quand la précédente se termine, ce qui donne la date de démarrage la plus prudente. Si deux étapes se mènent en parallèle, comptez seulement la plus longue des deux et notez l'autre dans son libellé, ou passez au diagramme de Gantt, où chaque tâche a ses propres dates.