Cahier des charges : modèle et exemples
Remplissez les rubriques une à une : le cahier des charges se numérote et se met en page à côté, prêt à envoyer à des prestataires ou à joindre à une consultation.
L'outil a besoin de JavaScript. Sans lui, le plan type et les exemples plus bas restent lisibles.
Finissez une ligne par « (indispensable) » ou « (souhaité) » : la priorité s'affiche à part.
Le cahier des charges apparaît ici dès que vous remplissez un champ, ou chargez un exemple.
Rien n'est envoyé : la mise en page se fait dans votre navigateur, et le brouillon y reste enregistré tant que vous ne l'effacez pas. Les rubriques laissées vides n'apparaissent pas dans le document.
À quoi sert un cahier des charges
Le cahier des charges décrit ce que vous attendez d'un projet, avant de choisir qui le réalisera et comment. Il permet de comparer des propositions sur une même base, de chiffrer juste, et de vérifier à la livraison que ce qui était demandé a été fait. Il ne décrit pas la solution technique : c'est au prestataire de la proposer.
Le plan type en dix rubriques
- Contexte : votre organisation, la situation actuelle, la raison du projet.
- Objectifs, mesurables : « réduire de moitié les appels pour prise de rendez-vous », pas « moderniser l'image ».
- Périmètre : ce qui est inclus, et surtout ce qui ne l'est pas. Bien des litiges naissent d'un « hors périmètre » jamais écrit.
- Utilisateurs : qui se servira du résultat, et dans quelles conditions.
- Besoins fonctionnels, avec leur priorité : indispensable ou souhaité. Le prestataire pourra chiffrer les deux séparément.
- Contraintes : existant à reprendre, normes, accessibilité, hébergement, sécurité, charte graphique.
- Livrables : ce qui doit vous être remis, documentation et formation comprises.
- Planning : les jalons et la date de fin souhaitée.
- Budget : une enveloppe indicative évite de recevoir des propositions hors de portée.
- Modalités de réponse : date limite, contenu attendu, critères de choix.
Bien rédiger ses besoins
Une ligne, un besoin, formulé du point de vue de l'utilisateur : « un client peut prendre rendez-vous en ligne sans créer de compte ». Évitez les mots qui ne se vérifient pas, comme « simple », « rapide » ou « moderne » ; remplacez-les par un critère : « la page s'affiche en moins de deux secondes sur mobile ». Faites relire le document par une personne qui utilisera le résultat : elle repère les oublis que le chef de projet ne voit plus.
Une fois le prestataire choisi, transformez le planning en diagramme de Gantt ou en rétroplanning, et clarifiez les rôles avec une matrice RACI. Pour un marché public, le cahier des charges suit des règles et une terminologie propres (CCTP, CCAP) : ce modèle convient aux projets privés et aux consultations simples.
Deux exemples de cahiers des charges
Des projets inventés, rédigés en entier. Chaque exemple se charge dans l'outil pour être adapté.
Refonte d'un site internet
Un cabinet d'avocats de huit personnes veut un site clair, la prise de rendez-vous en ligne et une mise à jour autonome des actualités. Hors périmètre : la rédaction des textes juridiques et la publicité payante.
Organisation d'un séminaire
Une PME de 60 salariés cherche une agence pour un séminaire de deux jours à moins de trois heures de Paris : lieu, hébergement, transport, une activité collective et une plénière équipée.
Questions fréquentes
Qui rédige le cahier des charges ?
Le commanditaire du projet, c'est-à-dire celui qui exprime le besoin : un chef de projet, un dirigeant, un service. Il peut se faire aider par un consultant ou un assistant à maîtrise d'ouvrage pour un projet complexe. Le prestataire, lui, répond par une proposition ou des spécifications qui décrivent comment il compte satisfaire le besoin exprimé.
Quelle longueur pour un cahier des charges ?
Elle dépend du projet : trois à cinq pages suffisent pour un site vitrine ou un événement, quand un logiciel métier peut en demander plusieurs dizaines. Le bon critère n'est pas la longueur mais la précision : chaque besoin doit pouvoir être chiffré par le prestataire et vérifié à la livraison. Un document de vingt pages flou protège moins qu'un document de quatre pages précis.
Faut-il indiquer son budget dans le cahier des charges ?
C'est conseillé. Une enveloppe, même large, permet aux prestataires de proposer une solution adaptée plutôt que de deviner, et vous évite de recevoir des offres de 5 000 € et de 50 000 € pour le même besoin. Si vous ne voulez pas l'annoncer, demandez au moins un chiffrage séparé des besoins indispensables et des besoins souhaités.
Quelle différence entre cahier des charges fonctionnel et technique ?
Le cahier des charges fonctionnel décrit ce que le résultat doit permettre de faire, du point de vue de ses utilisateurs, sans imposer de solution. Le cahier des charges technique précise comment le réaliser : technologies, architecture, normes à respecter. Une entreprise qui consulte des prestataires rédige d'abord le fonctionnel ; le technique vient souvent du prestataire retenu, ou d'un service informatique interne.