Rapport d'activité : modèle à remplir
Indiquez la période, les faits marquants, vos réalisations et vos chiffres : le rapport se compose à côté, avec un tableau d'indicateurs comparés aux objectifs.
L'outil a besoin de JavaScript. Sans lui, le plan type et les exemples plus bas restent lisibles.
Une ligne par indicateur, séparée par « | » : nom, valeur réalisée, objectif (facultatif), commentaire (facultatif).
Le rapport apparaît ici dès que vous remplissez un champ, ou chargez un exemple.
Rien n'est envoyé : la mise en forme se fait dans votre navigateur, et le brouillon y reste enregistré tant que vous ne l'effacez pas. Le tableau d'indicateurs se colle tel quel dans Word ou dans un mail avec « Copier pour mail ou Word ».
Ce que doit contenir un rapport d'activité
Un rapport d'activité rend compte de ce qu'un service, une équipe, un projet ou une association a fait sur une période donnée, et de ce qu'il prévoit ensuite. Son lecteur n'a pas suivi le quotidien : il veut savoir en deux minutes si les choses vont bien, ce qui coince et ce qu'on attend de lui.
- L'identification : qui rend compte, à qui, pour quelle période.
- La synthèse, en tête : les trois ou quatre faits à retenir. Beaucoup de lecteurs s'arrêteront là.
- Les réalisations : ce qui a été livré, terminé, lancé. Des faits, pas des intentions.
- Les indicateurs, comparés à l'objectif ou à la période précédente. Un chiffre seul ne dit pas si c'est bien.
- Les difficultés, avec ce qui a été fait pour y répondre.
- Les perspectives et les objectifs de la période suivante, puis les besoins : moyens, arbitrages, décisions attendues.
Mensuel, trimestriel ou annuel
Un rapport mensuel tient sur une page et se concentre sur les écarts. Un rapport trimestriel prend le temps d'expliquer une tendance. Le rapport annuel, souvent présenté à un conseil d'administration ou à une assemblée générale d'association, raconte l'année et rappelle les missions ; il peut être plus long et illustré. Dans tous les cas, gardez les mêmes indicateurs d'une période à l'autre pour pouvoir comparer.
Pour fixer les objectifs de la période suivante, la méthode SMART aide à les rendre mesurables ; pour suivre les actions qui en découlent, un plan d'action avec responsables et échéances.
Trois exemples de rapports d'activité
Des structures et des chiffres inventés. Chaque exemple se charge entier dans l'outil.
Mensuel, service client
Un mois chargé par le lancement d'une nouvelle gamme : volume de demandes en hausse, délai de réponse tenu, satisfaction en léger recul sur les livraisons. Besoin : un renfort pour le pic de décembre.
Trimestriel, projet informatique
Migration de la messagerie : deux sites sur trois basculés, un mois de retard sur le troisième à cause d'une dépendance réseau. Budget consommé à 58 % pour 66 % du périmètre.
Annuel, association
Une association d'aide aux devoirs : nombre d'élèves accompagnés, bénévoles actifs, nouveau partenariat avec un collège, et un besoin de locaux pour l'an prochain.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un rapport d'activité et un compte rendu ?
Le compte rendu relate un événement précis, le plus souvent une réunion : ce qui a été dit, décidé et confié à qui. Le rapport d'activité couvre une période entière et plusieurs sujets : il fait le bilan, met les résultats en regard des objectifs et propose la suite. Un rapport s'appuie souvent sur plusieurs comptes rendus de la période.
Comment présenter les chiffres dans un rapport d'activité ?
Toujours avec un point de comparaison : l'objectif, la même période l'an dernier ou le mois précédent. Limitez-vous à cinq à huit indicateurs, toujours les mêmes, pour que le lecteur suive l'évolution d'un rapport à l'autre. Ajoutez un commentaire d'une ligne quand un écart est important : le chiffre dit ce qui s'est passé, le commentaire dit pourquoi.
Faut-il parler des échecs dans un rapport d'activité ?
Oui, et tôt. Un rapport qui n'annonce que des réussites perd sa crédibilité dès que le problème apparaît ailleurs. Décrivez la difficulté en une phrase, son effet, ce que vous avez déjà fait et ce dont vous avez besoin. Le lecteur peut alors décider, ce qui est précisément la raison d'être du rapport.
Quelle longueur pour un rapport d'activité ?
Une page pour un rapport mensuel d'équipe, deux à cinq pour un rapport trimestriel, davantage pour un rapport annuel d'association ou d'établissement. La synthèse placée en tête doit, elle, se lire en moins d'une minute. Si le rapport s'allonge, déplacez les détails en annexe plutôt que de rallonger le corps du texte.